個人情報が記載された書類の誤廃棄について

 令和6年6月3日、307名分の個人情報が含まれた書類を、誤って廃棄したことが判明しました。

 書類の保管状態等から、廃棄すべき機密文書と一緒に廃棄書類保管庫に運び込み、誤廃棄したものと判断いたしました。

 誤廃棄した文書に記載されていた個人情報は、平成31（令和元）年度～令和3年度に当院を受診した患者情報（患者ID、氏名、生年月日、年齢、住所、性別、診断名）77名分、支払義務者及び連帯保証人（氏名、住所）157名、職員（氏名・職員番号）66名、他院医療者（氏名）7名です。

 誤廃棄された文書は、廃棄すべき機密文書と同じ形状の段ボールに保管されていました。また、廃棄予定の書類とそれ以外の書類を明確に区別するための表示が段ボールに施されていなかったこと、そして、廃棄の際に、それが廃棄対象の文書であるかどうかを確認する手順が省かれていたことが、本件の主な要因であったと考えられます。

 当院では、個人情報を含む公文書などの機密文書については、書類を溶解処理し復元できない状態にしておりますので、今回の誤廃棄による個人情報の漏えいはないものと考えております。

 なお、現時点で、本件の個人情報が第三者に流出したという情報や不正に使用された事実は、確認されておりません。

 当院では、個人情報の取扱いについて策定したガイドラインに基づき厳重な取扱いの周知徹底を図ってきたところですが、この様な事態が発生しましたことは、重大な問題であると受け止めており、関係の皆様に多大なご心配及びご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

 また、事実関係の確認と情報の内容を特定する作業に時間を要し、この時期の公表となりました。公表が遅れましたことにつきまして、重ねて深くお詫び申し上げます。

 今後は、個人情報の取扱いについて、教職員に対してより一層の厳重な取扱いの周知徹底を図るとともに、再発防止に努めて参ります。

令和６年８月９日
北海道大学病院長　渥美　達也

【本件に関する問い合わせ先】
北海道大学病院　総務課総務係
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E-mail：pr_office＠huhp.hokudai.ac.jp